Smart speaker, interfacce vocali, chatbot e intelligenza artificiale: qual è il futuro delle/degli assistenti di direzione nell’era della rivoluzione digitale? Se ne è discusso al V Secretary Job, l’appuntamento annuale dedicato alla formazione e innovazione professionale che Secretary.it dedica alla sua business community composta da circa 10mila iscritti.

Dopo una prima sessione di ascolto e ispirazione pensata per inquadrare le sfide, i nuovi modi di lavorare e le nuove opportunità che attendono i/le manager assistant, i partecipanti sono stati coinvolti in una sessione pratica con esercitazioni al pc. Sono stati analizzati, in particolare, tutti gli strumenti di lavoro brevettati dalla Microsoft per migliorare i processi di comunicazione, la produttività e le loro performances per essere più efficienti nella gestione dell’attività quotidiana migliorando, al tempo stesso, l’equilibrio tra vita privata e lavorativa.

«Grazie allo smartworking possiamo scegliere liberamente luoghi e orari di lavoro. Gli strumenti digitali ci permettono di essere sempre connessi e di lavorare anche quando siamo lontani dall’ufficio: in transfer, da casa o da un cliente o partner. Nessuno ha una postazione fissa e questo aiuta ad avere delle giornate estremamente “dinamiche”, rispettando il bilanciamento tra vita personale e professionale. Una libertà che è ripagata all'azienda dalla passione dei suoi dipendenti che cercano sempre di aiutare persone e organizzazioni a fare di più con la tecnologia», spiega Serena Agati, Executive Assistant General Manager di Microsoft Italia.

I/le 120 partecipanti si sono quindi messi alla prova in aula, guidati da esperti interni Microsoft e da un team di dieci assistenti di direzione Microsoft con sessioni Hands-On dedicate nello specifico a implementare le proprie skills digitali e focalizzate sulle esigenze specifiche del ruolo: hanno scoperto come gestire al meglio la casella di posta, quali tools usare per creare gruppi di lavoro, newsletter, video, presentazioni e documentazione, come creare note da browser, come condividere documenti in sicurezza e molto altro ancora. Mai come oggi, infatti, la comunicazione condivisa è fondamentale, in un mondo sempre più “agile” dove occorre essere veloci, efficienti e aggiornati, conoscere tutti i “trucchi” che migliorano le nostre prestazioni e quelle dell'azienda.

«L’assistente di direzione, ha davanti una doppia sfida, l’adozione e l’utilizzo della tecnologia per guidare il cambiamento, per modificare il suo modo di lavorare con il management/team che supporta. Anche lavorando in modalità smart. Per riuscire a competere in un contesto in costante evoluzione, sono richieste sia competenze tecniche, che possono variare a seconda della Business Unit in cui si lavora, ma anche competenze personali legate, ad esempio, alla capacità comunicativa, all’empatia, alla gestione dello stress. Resta cioè importante il lavoro “ad alto capitale umano”, dove prevalgono appunto “soft skill” quali intuito, proattività, diplomazia, capacità di gestire tempi e abitudini dei manager/team con efficienza e riservatezza. Le nuove tecnologie sono e saranno di grande aiuto, purché si ricordi, però, che la digitalizzazione è uno strumento. La fiducia di cui l’assistente gode da parte dei vertici aziendali deriva, prima di tutto, dalla persona» - anticipa Vania Alessi, Co-fondatrice della community Secretary.it -. Ecco perché è fondamentale dare valore e attenzione alla formazione per la crescita del ruolo, che evolve, si trasforma e si adatta per collaborare con l’intelligenza artificiale. Il futuro è ora, è già qui. E l’assistente di direzione è colui/colei che porta innovazione, anche digitale, che è sempre un passo avanti… pronto/a suggerire quei trucchi, miglioramenti e processi a beneficio non solo dei capi, ma dell’azienda. Un/una business partner appunto».