Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2017 il lavoro agile ha registrato un +14% rispetto al 2016, arrivando a contare oltre 305mila persone che organizzano in autonomia il proprio lavoro in termini di luogo, orari e strumenti impiegati. Ad aver lanciato progetti è il 36% delle aziende rispetto al 30% dell’anno precedente e ben una su due è intenzionata ad avviarne, il 7% delle piccole e medie imprese e il 5% della Pubblica amministrazione. Proprio da un anno a questa parte in Italia è stato approvato alla Camera il disegno di legge volto a definire e regolamentare lo smart working, che si caratterizza per l’utilizzo di strumenti tecnologici di comunicazione e collaborazione. Il ddl rappresenta proprio un abilitatore verso il cambiamento. Il settore della Unified Communication & Collaboration (Ucc), ossia del lavoro agile, sta crescendo in Italia, in particolare se si considerano le innovazioni in ambito tecnologico (Byod, cloud eccetera). Le prime a muoversi in questa direzione le grandi imprese, mentre le pmi si stanno adoperando per adottare gli strumenti di collaborazione aziendale e possono approcciarsi facilmente alle Ucc: il cloud riduce i costi di implementazione delle soluzioni di lavoro agile dell’infrastruttura di business, abilitando così l’adozione più rapida a servizi ed applicazioni connesse e integrate.

«Credo che in un momento come questo, in cui il mercato è in continua evoluzione ed espansione - spiega Marco Landi, presidente di Polycom Asia Pacific, Europe & Africa - i vantaggi del lavoro agile siano molteplici: il punto di partenza è sicuramente la convergenza delle applicazioni come la video comunicazione, il Voip, il messaging, calendari condivisi e condivisione di contenuti. Per riscontrare dei vantaggi nell’introduzione delle Ucc in azienda, è fondamentale tenere conto dell’affidabilità, della flessibilità e della qualità delle soluzioni di comunicazione e collaborazione aziendale. Gli indubbi benefici in termini di welfare, che noi per primi vediamo coi nostri dipendenti in Italia e nel resto del mondo con numerosi casi di successo, sono l’ottimizzazione dei processi gestionali, la semplificazione dei flussi di lavoro, aumento della produttività, il miglioramento del work-life balance. Questo approccio è ciò che noi da tempo chiamiamo Workplace of the future: il posto di lavoro del futuro, un vero e proprio cambio di mentalità, già in atto. E questo avviene a partire dall’innovazione tecnologica: da 26 anni siamo presenti sul mercato e siamo leader nel settore delle tecnologie Ucc al servizio delle aziende con soluzioni innovative e integrate. Ad esempio la video collaboration, diventata a pieno titolo parte di un’esperienza di collaborazione integrata, riveste secondo noi un ruolo fondamentale nell’innovazione del posto di lavoro. Connessioni “human to human”, nel 2018, devono avvicinare le persone, anche da un capo all’altro del mondo, semplicemente attraverso la video collaboration. Semplifichiamo e accorciamo le distanze, risparmiando.

In Europa il Workplace of the future è realtà. Basti pensare che nel Regno Unito ben due terzi (circa il 63%) di persone lavorano regolarmente da casa; quattro lavoratori su cinque (79%) utilizzano soluzioni di collaboration e conferencing ogni settimana, questo conferma la tendenza a cui siamo già un po’ abituati (dati Polycom Global Survey: Changing World of Work - 2017).

Una delle sfide per le imprese oggi riguarda proprio come gestire team di persone che lavorano in remoto o che si trovano in altri uffici, e accertarsi che siano il più possibile produttive e motivate. Il problema è la gestione di team di lavoro dislocati in tutto il mondo. «Innanzitutto - continua il manager - bisogna essere sempre chiari rispetto agli obiettivi culturali e finanziari che si vuole ottenere da una struttura di lavoro che predilige il lavoro in maniera flessibile e come misurarne il valore. Si renderà anche necessario incontrare i partner tecnologici per trovare le soluzioni appropriate per le proprie esigenze, poiché la collaboration a distanza non funziona se non si dispone del giusto supporto tecnologico. È proprio qui che i dipartimenti Hr devono essere coinvolti. Cosa ci si aspetta dai dipendenti che lavorano in maniera flessibile o dislocati in diverse sedi in tutto il mondo? Come farsi portavoce delle policy aziendale e della formazione? Come attribuire le responsabilità a chi fa smart working o a chi non necessariamente è basato nello stesso ufficio del proprio line manager? Bisogna poi accertarsi che ogni team abbia gli strumenti adeguati per svolgere il proprio lavoro, e in modo sicuro. La fiducia è un elemento essenziale per permettere e consentire lo smart working, e non è per tutti. La possibilità di mostrarsi in video con tecnologie come Skype for Business, è un ottimo modo per mostrare la propria disponibilità. Per mettere le basi di una cultura del lavoro in flessibilità si può ricorrere anche al giudizio del personale. Come si trovano i lavoratori? Sono più produttivi? Percepiscono i vantaggi del non fare spostamenti e del poter godere di un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata? Hanno tutti gli strumenti di cui hanno bisogno? Verificando regolarmente gli indicatori di performance aziendali, è possibile misurare l'impatto che la struttura di lavoro agile ha sulla motivazione del personale, la produttività e sui costi di viaggio e legati alla struttura. Sarà inoltre sempre utile chiedere costantemente feedback al personale. Creando una cultura collaborativa, basata sulla fiducia, il lavoro agile e il fatto di lavorare con gruppi o partner internazionali possono diventare un'abitudine. Un valido approccio al lavoro agile e globale può aiutare un'azienda a trattenere i talenti - in particolare le donne che tornano al lavoro dopo essere diventate madri - e i giovani, che sanno bene come lavorare in modo flessibile adattandosi facilmente alle nuove tecnologie».

Insomma il momento è propizio. È l’inizio del percorso di evoluzione tecnologica e culturale, sia in Italia che nei Paesi del Mediterraneo. Le aziende stanno sempre più adottando la tecnologia Uc e molte hanno compreso quelli che sono i vantaggi sia in termini di produttività che di ritorno dell’investimento. «Stiamo notando - sottolinea Landi - che il mondo del cloud sta dando un’ulteriore spinta all’introduzione delle Uc in ambito aziendale, anche verso le piccole e medio imprese. Per esempio, abbiamo recentemente stretto alcune partnership con aziende che hanno soluzioni esclusivamente cloud come Zoom, BlueJeans, Starleaf. Polycom continua ad innovare per consentire alle aziende di tutte le dimensioni di costruire le migliori esperienze di meeting utilizzando soluzioni di audio e video conferenza in tutto il mondo. I dipendenti di oggi vogliono lavorare a stretto contatto con i colleghi che si trovano dall'altra parte del mondo come con i colleghi a cui siedono accanto, per risolvere i problemi e ottenere risultati. Per avvicinare i dipendenti, Polycom sta introducendo nuove tecnologie che renderanno ancora le videoconferenze sempre più vicine agli incontri fatti in prima persona. I nostri impiegati in Italia e nel mondo, vivono il lavoro agile come parte integrante del loro modo di lavorare quotidiano: per noi è una prassi consolidata e invitiamo le aziende ad adottare un approccio al lavoro in maniera flessibile, e con la giusta tecnologia. Non dovremmo più avere un luogo di lavoro tradizionale. Dovremmo prendere in considerazione lo smart working come tendenza di oggi e domani. In tutto il mondo sposiamo la flessibilità come un vantaggio importante, in termini di produttività e soddisfazione del personale. Siamo pionieri in questo senso e intendiamo promuovere e difendere questa cultura».

È anche risaputo che un approccio più flessibile al lavoro è vantaggioso per l'azienda. La cosa importante da ricordare è che essere agili non significa lavorare lontano dall'ufficio. Significa avere la flessibilità e la libertà di lavorare dentro e fuori dall' ufficio nella modalità che meglio si adatta alle esigenze del proprio ruolo e consente di esprimere tutto il proprio potenziale. «Per esempio - precisa il manager - il lavoro agile consente di scegliere quando andare in ufficio e quando rimanere a casa o utilizzare uno spazio di lavoro comune. Invece di essere vincolati al tradizionale schema nove ore/ cinque giorni, si può adattare la settimana lavorativa alle proprie esigenze. I benefici sono molteplici e quantificabili. Nel Regno Unito è stato dimostrato che liberare tempo evitando l'orario di punta e i lunghi spostamenti per recarsi al lavoro migliora la salute e il benessere. Secondo il The Guardian, i lavoratori a Londra fanno i pendolari per circa 81 minuti al giorno, equivalente a 38 giorni lavorativi all'anno. Provate solo a immaginare cosa potrebbero fare le persone con il tempo a disposizione se riducessero il pendolarismo o lo eliminassero completamente».

Infine è risaputo che l'ansia è uno dei maggiori killer della creatività e della produttività. Il lavoro agile riduce lo stress legato all'equilibrio tra lavoro e vita privata. Aiutare le persone ad alleviare questo disagio lavorando a un programma che si adatti al loro stile di vita e produttività, può far fiorire molte nuove idee. Inoltre, un cambiamento di scena aiuta a ispirare prospettive diverse. Le persone che possono alternarsi in modo flessibile tra ufficio e altre sedi dimostrano un miglior pensiero creativo. Secondo il Chartered Institute of Personnel and Development, la stragrande maggioranza delle persone ritiene di essere più produttiva quando lavora in modo flessibile. Quando hanno bisogno di meno tempo per svolgere lo stesso lavoro, si riducono le ore superflue di "presenteismo". Da un punto di vista finanziario, il "presenteismo" può costare fino a tre volte di più dell'assenteismo attraverso la perdita di efficienza: quindi le imprese che incoraggiano le persone a lavorare di più in smart working mantengono alto il livello di produttività. Valutando i lavoratori sulla qualità del lavoro che svolgono, piuttosto che sul numero di ore che impiegano, è possibile ridefinire il successo e il dare valore all’essere un membro prezioso di un team di lavoro.