La fatturazione elettronica, già obbligatoria per la Pubblica amministrazione e per gli enti pubblici, da oggi, 1° gennaio 2019 diventa l’unico documento ufficiale per tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. Come conferma il sito ufficiale dell’Agenzia delle entrate, «l’obbligo di fattura elettronica vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business), sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer)».

Dal punto di vista pratico, la fattura elettronica e quella cartacea hanno pochissime differenze: la prima, a differenza della seconda, deve essere necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet, uno smartphone o qualsiasi dispositivo abilitato. Inoltre, la fattura elettronica deve essere trasmessa al cliente attraverso il cosiddetto sistema di interscambio (Sdi). Si tratta, come afferma l’Agenzia delle Entrate, di una «sorta di "postino" che verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali (art. 21 ovvero 21-bis del decreto del presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633) nonché l’indirizzo telematico (cosiddetto "codice destinatario" ovvero indirizzo Pec) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura. L’Sdi, inoltre, controlla che la partita Iva del fornitore (cosiddetto cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il codice fiscale del cliente (cosiddetto cessionario/committente) siano esistenti». Infine, nel caso in cui le verifiche già elencate fossero positive, il sistema di interscambio «consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una ’ricevuta di recapito’, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento». In poche parole, dunque, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono «gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura».

Per emettere una fattura elettronica occorre per prima cosa creare un documento in formato Xml (extensible markup language), il quale dovrà essere della dimensione massima, per singola fattura, di 5 Mb. Tale documento deve successivamente essere valido a livello legale: necessaria dunque la firma digitale, che può essere richiesta direttamente ai certificatori accreditati dall’Agenzia per l’Italia digitale (Agid). In alternativa, è possibile richiederla alla propria Camera di commercio della Carta nazionale dei servizi. Oltre alla firma digitale, i file dovranno avere anche altre informazioni necessarie: il codice identificativo del destinatario, l’indirizzo Pec e il riferimento temporale. Solo dopo che questi elementi sono stati compilati, la fattura è pronta per l’invio che dovrà essere effettuato entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data di emissione del documento. Con la fatturazione elettronica, inoltre, ciascuna azienda può gestire l’invio dei documenti in proprio o affidarsi a intermediari come banche, Poste, professionisti e imprese di informatica. Per quanto riguarda la consegna, invece, è lo stesso sistema SdI a occuparsi di recapitare la fattura (ma ciò non vale per le fatture transfrontaliere e per le fatture B2C). L’Agenzia per l’Italia digitale (Agid) ha invece il compito di accreditare gli operatori pubblici e privati che conservano le fatture elettroniche. Infine, è previsto un obbligo di tenere le fatture, sia emesse che ricevute, per almeno 10 anni. Anche in questo caso le diverse aziende hanno la possibilità di adoperare un servizio in outsourcing per delegare tutti gli adempimenti connessi alla conservazione dei documenti contabili in formato digitale.

L’obbligo della fatturazione elettronica non riguarda tutti. Ne sono esonerati infatti gli operatori (privati o imprese) che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” e quelli che rientrano nel “regime forfettario”. Chi opera in regime di vantaggio o forfettario può comunque emettere fatture elettroniche seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018. A queste categorie di operatori si possono aggiungere i “piccoli produttori agricoli” che però erano esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.

A elencare i vantaggi della fatturazione elettronica è la stessa Agenzia delle entrate: «Permette innanzitutto di eliminare il consumo della carta, risparmiando i costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti». Inoltre, aggiunge, «quest’ultima può essere eseguita gratuitamente aderendo all’apposito servizio reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate». Infine, «potendo acquisire la fattura sotto forma di file Xml, è possibile rendere più rapido il processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture stesse, riducendo sia i costi di gestione di tale processo che gli errori che si possono generare dall’acquisizione manuale dei dati». Vantaggi anche dal punto di vista della sicurezza: «Essendo certa la data di emissione e consegna della fattura (poiché la stessa viene trasmessa e consegnata solo tramite SdI), si incrementa l’efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori».