Chi comanda in periodi di maggior stress può perdere la pazienza, passando facilmente per 'despota' senza stima per i propri collaboratori. Per instaurare un clima di fiducia e di rispetto reciproco in ufficio, Alistair Cox, numero uno della società di selezione Hays, individua le regole d'oro per essere capi in ufficio e gestire al meglio il proprio team.

1. La sottile differenza tra delegare e incaricare. Quando si impartiscono ordini al proprio staff, chi è al comando deve trovare un giusto equilibrio tra il semplice delegare e l'incaricare i propri collaboratori, facendo capire loro l’importanza del progetto e, soprattutto, quanto sia fondamentale il loro apporto per la sua buona riuscita. Spesso i manager, a causa dell’eccessiva mole di lavoro, si limitano semplicemente a dettare o delegare un compito senza rendere veramente partecipe il team, rischiando così di demotivare le proprie risorse. «È necessario coinvolgere il più possibile lo staff - afferma Cox - nel processo creativo, instaurando discussioni aperte sui compiti da svolgere, sul perché vadano portati a termine, su come questi facciano parte di una strategia più ampia e, infine, su come raggiungere gli obiettivi prefissati. Allo stesso modo, è importante trovare una via di mezzo tra fornire tutte le indicazioni e fare in modo che i collaboratori si ingegnino per portare avanti, con le proprie skill, i compiti assegnati».

2. Ascoltare prima di giudicare. Quando si lavora sotto pressione è facile dare in escandescenza per un errore commesso da un proprio collaboratore, senza nemmeno lasciare il tempo al collega di chiarire il perché dello sbaglio. All’insorgere della criticità, i veri leader non devono semplicemente condannare, ma devono avere la capacità di ascoltare e dare l’esempio: l’errore va considerato come un’opportunità per insegnare, un esempio per fare in modo che lo stesso sbaglio non venga ripetuto in futuro. «Siamo tutti umani - continua Cox - e capita che la frustrazione possa avere la meglio sui manager, così come succede che i collaboratori commettano degli errori. Perciò, invece di perdere la calma e sbraitare, è meglio dare a chi ha sbagliato l’opportunità di spiegarsi, identificando il vero motivo per cui è stato commesso l’errore. Questo permetterà di capire se il problema è sorto per una semplice distrazione o se alle spalle ci sono lacune in termini di skill e abilità del professionista a cui deve essere posto rimedio».

3. Organizzare meeting e sessioni di coaching frequenti. Spesso chi è a capo di un team è oberato da scadenze, nuovi progetti da mettere in pista e mille incombenze. Questo, però, non deve far passare in secondo piano momenti di confronto e di scambio tra il manager e il proprio staff. Darsi appuntamento una volta all’anno non basta: i membri di un team devono ricevere sempre l'attenzione che meritano. «Le review non dovrebbero essere trattate semplicemente come un'opportunità una tantum per evidenziare errori e debolezze. Vanno piuttosto considerate come una possibilità per i manager di strutturare un bilancio complessivo e discutere le performance dei collaboratori, complimentarsi e fornire una guida chiara e un supporto concreto su come lavorare insieme, affrontando le aree che necessitano miglioramenti», osserva Cox.

4. Interessarsi attivamente alla vita dei propri collaboratori. È importante che un leader riconosca l’individualità delle persone che compongono il suo team e, per fare ciò, è bene andare oltre il superficiale rapporto di facciata che si instaura in molti ambienti lavorativi. Attenzione, però: questo non significa non mantenere un rapporto professionale. Semplicemente, un manager che ignora la vita personale dei propri collaboratori riuscirà difficilmente a creare un clima sereno e collaborativo in ufficio. «La comunicazione - dice Cox - è la chiave che ci permette di entrare in sintonia con lo staff. Discutendo di diversi argomenti, anche non lavorativi, i canali di comunicazione tra manager e dipendenti vengono automaticamente ampliati, con un maggiore senso di sicurezza per entrambi. Con il passare del tempo, i discorsi che una volta avrebbero creato imbarazzo o insicurezza diventano più fluidi con beneficio per management e staff».