Lo smart working, sempre più predominante in quest’ultimo periodo post quarantena, non è più visto come una fase transitoria dell’attuale mondo del lavoro, ma piuttosto come una modalità lavorativa che andrà via via sempre più a essere applicata in modo strutturato e duraturo. Se diversi sono i benefici che sono stati riscontrati fin dalla sua adozione, da un miglioramento della produttività a una gestione ottimizzata del tempo, è indubbio però che rimane ancora un certo scetticismo, soprattutto nei datori di lavoro, sull’adottare in modo più continuativo un simile sistema all’interno di pmi e di attività professionali. Oggi quindi si sente l’esigenza di andare a individuare delle figure professionali capaci di traghettare le aziende verso una maggior adozione del lavoro agile e allo stesso tempo di garantire standard elevati in termini di risultati ottenuti e gestione del lavoro, pur operando da remoto. È in questo preciso contesto storico che anche in Italia si sta iniziando a delineare il ruolo del remote project manager, da tempo già presente in molte realtà lavorative che operano esclusivamente in smart working. Si tratta infatti di un project manager specializzato nella gestione di risorse da remoto, capace quindi di gestire tutti i collaboratori in smart working dell’azienda, i fornitori esterni e i clienti che si trovano in diversi luoghi e sono attivi con differenti fusi orari.

Metodologie, strumenti e mentalità: le competenze del remote project management
Normalmente si tratta di un project manager aziendale che, trovandosi a gestire sempre più collaboratori da remoto (fuori dall’azienda), acquisisce delle nuove competenze particolari e diventa un remote project manager. «La differenza principale deriva dal fatto che il team di lavoro che deve gestire non si trova tutto nello stesso posto e non lavora esattamente nello stesso momento - spiega Luca Faccin, co-founder e remote project manager di Performance Ppc, una realtà di consulenza e formazione nel campo del digital marketing, oggi tra i riferimenti d’elite per le campagne di advertising online a pagamento in Italia -. L’agenzia, che conta un team di otto persone, opera da sempre esclusivamente da remoto, aspetto che è sempre stato uno dei suoi punti di forza e che le ha permesso in questi anni di crescere costantemente». Ma come si delinea la figura professionale del remote project manager? «Una figura di coordinamento come questa deve conoscere le metodologie per la gestione dei progetti, gli strumenti che consentano di lavorare in remoto efficacemente e, infine, deve avere una particolare mentalità sul lavoro, capace di creare un team remoto coeso», prosegue Faccin. Come metodologie applicate si va dal project management classico alla metodologia agile, quest’ultima molto in voga per la gestione di progetti digitali. Una su tutte è la metodologia Scrum, che prevede l’assegnazione di attività ben definite da completare entro una o due settimane da parte del team. Lo stato del progetto può essere costantemente monitorato attraverso una bacheca che riporta le attività in diverse colonne: attività da fare, attività in corso di svolgimento, attività da verificare e attività completate. Per quanto riguarda gli strumenti, questi si dividono in quattro categorie: strumenti di comunicazione (Skype, Zoom, Telegram eccetera), strumenti di produzione (Google Suite), strumenti di tracking (Toggl, Datastudio) e strumenti di gestione (Trello, Asana eccetera). Infine, la mentalità è l’elemento che fa veramente tutta la differenza e che, in un team remoto, va costantemente coltivata anche con piccoli appuntamenti quotidiani, ma che aiutano a creare un ambiente stimolante, come ad esempio delle pause caffè virtuali dove ritrovarsi e scambiare due chiacchiere. La mentalità corretta riguarda anche il modo in cui il lavoro viene valutato dai superiori. Non essendo presente il manager per controllare fisicamente i collaboratori si misurano i risultati, passando così da un controllo a ore a un controllo a valore. Si passa perciò a un concetto di responsabilità distribuita, dove ognuno deve essere responsabile del proprio lavoro e di quello degli altri.

I primi passi per diventare remote project manager
Chi decide di studiare per ricoprire questo ruolo sono in genere due tipi di persone: chi è già un project manager e studia per gestire team remoti o chi è un membro di un team (di solito virtuale) e decide di acquisire delle competenze manageriali che gli consentano un salto di ruolo. «Nel mio caso ho lavorato in un’azienda multinazionale, dove ho svolto il ruolo di Project Manager, salvo poi decidere di licenziarmi per mettermi in proprio come consulente aziendale – racconta Faccin -. Da lì, assieme a mio fratello Fabio, abbiamo creato il nostro team di otto collaboratori 100% in remoto, acquisendo le competenze per gestire un’azienda completamente in remoto: dai miei soci ai collaboratori, dalla documentazione ai clienti, dai fornitori al commercialista, tutto è svolto completamente online e a distanza. Più in generale, affinché lo smart working sia realmente una modalità di lavoro valida e capace di raggiungere gli obiettivi desiderati, è importante ricordare che non si può improvvisare, non si possono lasciare a casa le persone da sole con un pc portatile e pretendere che inizino a lavorare efficacemente in smart working. Un team remoto efficace e performante necessita di persone formate e guidate da un coordinatore capace. Occorre quindi studiare quelle che sono le basi per gestire il lavoro da remoto imparando metodologie, strumenti e mentalità corretti. Da tempo mi occupo con i miei corsi di formazione di far scoprire maggiormente questa figura, il ruolo centrale che potrebbe rivestire nel processo di modernizzazione delle dinamiche lavorative interne delle aziende e dell’apporto positivo che porta nella gestione del lavoro da remoto. È importante, quindi, avere non solo la giusta attitudine quanto la preparazione a 360° che un simile ruolo necessita». A oggi in Italia la disciplina del remote project management è ancora poco conosciuta ma in altri paesi è sviluppata da anni. Sicuramente l'accelerazione verso una maggior adozione del lavoro agile e da remoto potrebbe contribuire nei prossimi mesi alla crescita della presenza di un remote project manager anche in Italia, nelle pmi come in grandi aziende.