La diffusione del Coronavirus ha definitivamente cambiato il luogo di lavoro come lo conosciamo. La maggior parte dei dipendenti italiani ed europei ora lavora a distanza, cambiando il loro modo in cui lavorano e comunicano. I team hanno adottato l'uso di strumenti tecnologici come Skype, Zoom e Teams, ma quando viene eliminata la comunicazione faccia a faccia, spesso i team virtuali hanno difficoltà a essere produttivi. A questo punto, è fondamentale che un'efficace strategia di comunicazione e gestione delle risorse venga implementata dai manager e dai senior leader, nonché dal team Hr, per motivare e migliorare la produttività dei propri dipendenti e rimanere in contatto in questi tempi senza precedenti. Obiettivi da raggiungere, orari di lavoro infiniti, richieste continue da soddisfare: spesso il lavoro può creare dei veri e propri disagi psicologici, dettati da ansia e stress. Se poi a questi vengono aggiunti i problemi personali, derivanti da una emergenza senza precedenti come quella che stiamo vivendo, la situazione può solo peggiorare. Ecco quindi cinque regole base che i leader, i manager e i datori di lavoro dovrebbero adottare in questo periodo per non avere ricadute sulla produttività dei propri dipendenti.

1. Sostegno psicologico
«Mai come in questo momento, i manager devono considerare i propri dipendenti degli individui, non numeri su un foglio di calcolo. - spiega Marisa Campagnoli, direttore Hr Adp Italia -. Devono essere in grado di risollevare tanto il morale quanto la motivazione, dando un senso alle decisioni aziendali in modo tale che i team siano attivamente coinvolti negli obiettivi e nelle attività strategiche dell’azienda. Adp, nella sua survey annuale sulla forza lavoro, ha registrato come un lavoratore italiano su tre (32,5%) affermi che non vi sia il minimo interesse da parte della propria azienda in merito al suo benessere e stato psicologico/emotivo. In questo momento non vi deve essere questa percezione, pena un forte calo della produttività». Emerge quindi come, in questa situazione, il sostegno psicologico sia un primo punto fondamentale. Può essere di aiuto organizzare per i propri dipendenti anche delle sessioni di webinar incentrati su benessere fisico (lezioni di yoga per far un esempio) ma soprattutto motivazionali, come i cosiddetti “mind fulness” o “mind fitness”, ovvero corsi che esercitano la mente ad affrontare momenti di stress particolari attraverso percorsi di riflessione e allenamento mentale.

2. Incentivare il coinvolgimento e la performance
Mantenere il coinvolgimento del personale, mentre lavora da casa, è una delle sfide più ardue. «Occorre avere una chiara visione di come le capacità sono utilizzate nel proprio team e di dove vi sono eventuali discrepanze, così da pianificare una buona strategia nell’attribuzione dei compiti individuali. - afferma Campagnoli - Riuscire a vedere le capacità e le performance significa essere in grado di fornire al team la formazione fondamentale per i ruoli ricoperti e altresì identificare l’eventuale ulteriore supporto necessario per colmare le lacune di performance». I leader devono giudicare e analizzare l’impegno di ogni singolo membro del team, affidandogli mansioni a lui più congeniali e analizzandole i risultati, per cogliere eventuali problematiche.

3.Mantenere la separazione tra tempo lavorativo e tempo privato
In una situazione in cui lavoro, famiglia e tempo libero si realizzano tutti nel medesimo luogo, la casa, è facile perdere la distinzione tra le diverse attività. È però fondamentale, mai come in questo momento, che le sfere lavoro/privato rimangano separate. I manager non devono pensare, o dare per scontato, che il proprio dipendente a casa non abbia comunque diritto a un orario di lavoro preciso. Trovare il giusto equilibrio tra vita personale e lavoro è importante anche se con l'avvento delle nuove tecnologie i confini stanno diventando sempre più sfumati. Secondo uno studio Adp dal titolo “People Unboxe”, tre quarti dei dipendenti italiani (78%) ha dichiarato di desiderare fortemente di mantenere lavoro e vita privata ben separati. Alla domanda “cosa pensi che possa impattare positivamente sul tuo benessere mentale e psicologico in tema lavoro?” il 43% degli italiani ha risposto proprio il lavoro flessibile, ma con attenzione ancora una volta alla separazione delle due sfere. Quindi sì allo smartworking, ma con regole e tempi precisi. «Con il lavoro flessibile e l'uso diffuso delle tecnologie come supporto sul posto di lavoro, le società rischiano di incoraggiare una cultura del lavoro "sempre attivo” - specifica Campagnoli - e questo potrebbe persino avere un impatto negativo sulla produttività. I team Hr e i business leader dovrebbero dare ai singoli l’autonomia di scegliere come organizzare il proprio bilanciamento vita-lavoro, soprattutto in questa situazione. Le persone che desiderano unire lavoro e vita privata devono avere la possibilità di farlo. Analogamente, tale diritto deve essere riconosciuto anche a coloro che vogliono mantenere le due sfere ben distinte. È la libertà di scelta l'elemento fondamentale per garantire il coinvolgimento dei dipendenti a qualsiasi livello».

4. Incoraggiare l’apprendimento personale
Per le aziende è un ottimo momento per puntare alla formazione dei propri dipendenti. Molte imprese si troveranno inevitabilmente in questo momento con un carico di lavoro inferiore, organizzare webinar e seminari online per i propri dipendenti può essere un’ottima idea per non sprecare questo tempo a disposizione, ma anche per mantenere alta la soglia dell’attenzione e del coinvolgimento.

5. Non dimenticare i “come stai?” e i “bravo, ottimo lavoro”
Come già ribadito, è un periodo di forte stress psicologico per tutti. La resa sul lavoro può subire forti ripercussioni da questa tensione causata dalla reclusione forzata, che in qualche modo tende a instaurare un clima di paura e sconforto. Proprio per questo, un bravo manager, non dovrebbe mai dimenticarsi di chiedere a ciascun membro del proprio team, come prima cosa, “come stai?”. Il lavoratore è un individuo e non un mero esecutore di compiti, e così non deve sentirsi. Fondamentale poi sono i riconoscimenti, ora più che mai. Se un dipendente fa un buon lavoro, sottolinearglielo non diventa solo per lui motivo di orgoglio, ma in una situazione così difficile anche una spinta a fare e a non lasciarsi andare allo sconforto.