Incremento di produttività, risparmio sui costi e un aumento della soddisfazione dei dipendenti: questi i benefici che potrebbe portare il lavoro flessibile, come emerge da un sondaggio di Microsoft  – condotto da Vanson Bourne – rivolto ai responsabili aziendali di 15 Paesi dell'Europa occidentale.La risposta, a livello teorico, è stata molto ottimista riguardo ai vantaggi per l'azienda e per i dipendenti che potrebbero derivare dall’adozione di prassi lavorative flessibili. A livello italiano, il 64% delle aziende sono convinte che sia importante offrire opportunità di lavoro flessibile per attrarre e fidelizzare i migliori talenti e il 71% dei dirigenti ritengono che la realizzazione del lavoro flessibile aumenti la produttività dei dipendenti del 47%.Non sorprende quindi che, sull'onda di questo atteggiamento positivo, il 68% delle imprese italiane dichiari di consentire il lavoro flessibile, di cui il 71% afferma di disporre di politiche e linee guida nella propria organizzazione.Il passaggio dalla teoria alla pratica, però, è ancora lungo: il sondaggio ha evidenziato che le aziende devono ancora implementare una strategia per trasformare in realtà le nuove modalità di lavoro. Solo il 49% dei dipendenti dichiara infatti di avere l'opportunità di lavorare in maniera flessibile e meno di un terzo di ricevere linee guida (26%).Sebbene le imprese concedano sempre maggiore flessibilità ai dipendenti in merito a dove e come lavorare, le barriere maggiori per i dipendenti comprendono l'accesso alle tecnologie più adatte e le istruzioni da parte del management. Il lavoro totalmente flessibile è una realtà soltanto per una piccola minoranza.In un clima economico sempre più difficile e in assenza di una strategia tecnologica e di gestione che consenta di implementare integralmente stili lavorativi flessibili, i responsabili aziendali rischiano di perdere i molteplici vantaggi delle nuove modalità di lavoro, come i risparmi relativi agli immobili e alle spese di viaggio, l'aumento della produttività e la capacità di attirare e fidelizzare i talenti migliori. "Le imprese che riscuoteranno successo in futuro - ha dichiarato Silvia Candiani, direttore Marketing & Operations di Microsoft Italia.saranno quelle che abbatteranno le barriere tra le persone, i luoghi di lavoro e le tecnologie e doteranno i loro collaboratori dei mezzi necessari per essere produttivi e creativi, ovunque si trovino. Già oggi, ad esempio, grazie alle potenzialità della tecnologia cloud computing, possiamo accedere alla posta elettronica su qualsiasi device, rimanendo sempre in contatto con i nostri colleghi con Office 365, oppure organizzare videoconferenze dal pc portatile per fare una riunione anche in mobilita’ grazie a Lync. La sfida principale delle organizzazioni è accelerare quella che possiamo considerare una rivoluzione copernicana contemporanea: mettere le persone al centro dei processi e costruire ambienti di lavoro sempre più fondati su valori quali fiducia, responsabilità, orientamento agli obiettivi e motivazione”.   

Dati sull’adozione delle tecnologie Il vasto utilizzo dei computer in mobilità, insieme alla diffusione dei servizi cloud e dei social network da parte dei consumatori per scopi privati e lavorativi, sono diventati la forza trainante capace di favorire la diffusione del lavoro flessibile da parte delle imprese europee. Oggi, tra l’altro, più del 74% delle imprese che rendono possibile il lavoro flessibile permette ai dipendenti di utilizzare i dispositivi personali anche per scopi lavorativi.

I responsabili aziendali seguono la tendenza alla consumerizzazione dell'IT perché ritengono che i loro dipendenti siano più produttivi quando utilizzano dispositivi personali per scopi lavorativi e che in questo modo diventi più semplice per loro lavorare in remoto. Il sondaggio, tuttavia, fa emergere un contrasto tra le richieste dei dipendenti, le nuove funzionalità tecnologiche e il modo in cui le imprese le adottano in modo strategico per rendere possibili nuove modalità di lavoro a beneficio della maggior parte dei dipendenti. Nonostante il 66% fornisca una combinazione di portatile, smartphone e connessione al desktop remoto realmente in grado di consentire di lavorare ovunque, solo il 32% delle imprese con prassi lavorative flessibili fornisce connessioni ai desktop remoti per consentire ai dipendenti di lavorare fuori dall'ufficio. Inoltre, sebbene l'86% delle imprese ritenga che la tecnologia migliori la collaborazione, negli ultimi 12 mesi solo il 36% ha investito in almeno una tecnologia di comunicazione/collaborazione, come ad esempio messaggistica istantanea, collaborazione in tempo reale per la preparazione di contenuti o software per video conferenze. Questi dati suggeriscono che le imprese stiano cercando di trovare il giusto equilibrio tra gli strumenti e le tecnologie in grado di aumentare la produttività dei dipendenti e i requisiti di sicurezza, privacy e conformità. Soprattutto, viene evidenziato come le aziende abbiano la necessità di impostare una strategia efficace di utilizzo della tecnologia in grado di portare benefici e maggiore produttività.

 

Mentre la tecnologia è il fattore abilitante, una leadership e una cultura aziendale di trasparenza e fiducia solide sono i prerequisiti per ottenere i migliori risultati dall'adozione di prassi lavorative flessibili. Benché lo studio evidenzi che nelle organizzazioni che rendono possibile il lavoro flessibile 7 manager su 10 (71%) ritengano sempre che i loro dipendenti siano produttivi nell'ambito di tale modalità lavorativa, il management non è ancora stato in grado di infondere lo stesso livello di fiducia nell'intera forza lavoro: solo il 49% dei dipendenti ritiene che i propri colleghi siano produttivi quando lavorano fuori dall'ufficio. Un fatto ancora più significativo è che la maggioranza dei dipendenti non è stata informata riguardo alle politiche e alle linee guida in tema di lavoro flessibile applicate nella propria organizzazione: il 71% dei responsabili aziendali afferma di aver adottato, per la propria organizzazione, politiche di lavoro flessibile, ma solo il 26% dei dipendenti ha risposto che la propria azienda dispone di una politica in tale ambito. Inoltre, solo il 29% delle imprese verifica l'impatto del lavoro flessibile (ad esempio sulla soddisfazione dei dipendenti, sulla produttività e sulla soddisfazione dei clienti). Nuove modalità di lavoro richiedono un processo di gestione delle modificheIl lavoro flessibile sembra essere accettato dalla maggioranza dei responsabili aziendali, ma in realtà è lungi dall'essere attuato diffusamente nelle imprese europee in maniera strategica e trasparente per tutti i dipendenti. Ciò avviene in un momento in cui la soglia per l'adozione di prassi lavorative flessibili non è mai stata così bassa per piccole e medie imprese (PMI) e società, grazie all'ampia disponibilità di dispositivi mobili e servizi cloud. Gli ostacoli principali da superare sono l'accesso di un maggior numero di dipendenti a nuove tecnologie che consentano di lavorare pressoché ovunque e l'introduzione di prassi lavorative flessibili attraverso un processo di gestione dei cambiamenti, determinato dai responsabili aziendali e sostenuto dai quadri intermedi. Nella sua ultima relazione su tecnologia e produttività il Future of Work Institute, diretto da Lynda Gratton della London Business School, trae le seguenti conclusioni: "La sfida che le organizzazioni più grandi devono affrontare è che il lavoro flessibile non richiede soltanto un luogo di lavoro che faciliti stili lavorativi ad hoc, ma dipende anche da una cultura della fiducia. Le tecnologie basate su cloud possono consentire l'accesso a un software centralizzato avanzato attraverso dispositivi a basso costo, ma il radicamento di una cultura della fiducia a livello di gestione è un'attività più complessa da realizzare, considerato il grado di resistenza interna". Peter de Winter, direttore del programma “Workplace Innovation” presso la Philips, conferma che l'introduzione di nuove modalità di lavoro nelle organizzazioni di maggiori dimensioni richiede un processo di gestione delle modifiche: "Il programma Workplace Innovation di Philips era stato avviato originariamente in un'ottica immobiliare, come progetto di abbattimento dei costi e miglioramento dell'efficienza con il pieno sostegno del consiglio di amministrazione. Molto rapidamente, però, il programma ha iniziato a fare propri elementi che riguardavano la gestione delle risorse e delle modifiche, dato che il programma va oltre il cambiamento dell'ambiente aziendale. È stato incluso anche l'elemento IT, poiché abbiamo compreso che è necessario fornire gli strumenti adatti per aiutare le persone a lavorare in modo flessibile e collaborativo. Si tratta sostanzialmente di nuove modalità lavorative, che contribuiranno a rafforzare il coinvolgimento dei dipendenti, oltre a migliorare le comunicazioni e la collaborazione. L'approccio integrale è fondamentale per la riuscita dell'implementazione, in quanto stimola l'innovazione, la quale a sua volta costituisce la linfa vitale della nostra società".Spesso le piccole e medie imprese adottano un approccio molto pragmatico nei confronti del lavoro flessibile basato sulla tecnologia, come dimostrato dall'esempio dell'impresa tecnologica irlandese Ezetop: "Abbiamo team di dipendenti sparsi in tutto il mondo e non siano ossessionati da sciocchezze come quanto tempo questa o quella persona trascorre davanti a una scrivania" dichiara Jim Carr, Chief Technology Officer. "Utilizziamo tecnologie come la cloud e le comunicazioni unificate per assicurarci che i dipendenti stiano effettivamente lavorando in modo produttivo". Anche in Italia, Nicola Rivezzi, Responsabile dei Sistemi Informativi di Metropolitana Milanese spiega: “Grazie alla piattaforma Microsoft Office 365 abbiamo migliorato notevolmente la collaborazione intraziendale grazie ad un sistema di posta affidabile e semplice da utilizzare. Ciò ha permesso anche ai nostri dipendenti di disporre di una piattaforma solida, veloce ed adatta alla condivisione delle informazioni grazie anche all’accesso mobile. Infine contiamo di ridurre notevolmente i costi di trasferta e ciò ci consentirà di risparmiare avanzando tecnologicamente”.È bene ricordare che non è possibile adottare un approccio generalista nei confronti di queste nuove modalità di lavoro. Ogni impresa deve intraprendere un proprio percorso. Ora più che mai, però, questi cambiamenti sono necessari. Il perdurare della crisi economica, una crescente carenza di lavoratori qualificati e la necessità di una maggiore efficienza e agilità a livello aziendale sono senz'altro elementi in grado di spingere le aziende ad adottare il lavoro flessibile come caposaldo del loro futuro successo. Highliths ricerca• I Paesi dell'Europa occidentale in cui le imprese sono maggiormente propense a concedere flessibilità lavorativa ai propri dipendenti sono la Germania, il Regno Unito e la Norvegia; i Paesi meno propensi sono il Belgio, il Portogallo e l'Italia. • Più di tre organizzazioni su cinque (64%) sono convinte che sia importante offrire opportunità di lavoro flessibile per attrarre e fidelizzare i migliori talenti. Il 71% dei dirigenti ritengono che la realizzazione del lavoro flessibile aumenti la produttività dei dipendenti del 47%. • Sull'onda di questo atteggiamento positivo, non sorprende che il 68% delle imprese italiane dichiari di consentire il lavoro flessibile e che il 71% di tali imprese affermi di disporre di politiche e linee guida nella propria organizzazione. • Tuttavia, quando si confrontano queste risposte con il punto di vista dei dipendenti, il quadro appare molto diverso: solo il 49% dei dipendenti dichiara di avere l'opportunità di lavorare in maniera flessibile e meno di un terzo di ricevere linee guida (26%)• Inoltre, mentre più di 7 organizzazioni su 10 (74%) tra quelle che rendono possibile il lavoro flessibile permettono ai dipendenti di utilizzare i dispositivi personali per scopi lavorativi, il 66% delle aziende fornisce una combinazione di tecnologie di base che consentono uno stile lavorativo più flessibile, come un portatile, uno smartphone e una connessione remota alla rete aziendale.