Michael Page, società di Page Group specializzata nella selezione di professionisti qualificati di middle e top management, condivide con i manager e i team di lavoro i propri consigli su come lavorare in modo efficace ed efficiente in modalità smart working. La recente situazione ha costretto la maggior parte delle aziende a riadattarsi, lavorando da casa. Sebbene quella dello smart working sia una pratica già adottata da molte realtà, non tutte avevano processi interni strutturati e un’attività organizzata per gestire in remoto team di lavoro. Poco importa la seniority, chiunque può incontrare alcune difficoltà. Ecco dunque alcuni consigli di Michael Page:

Pianificazione e follow up
Sul finire di ogni giornata, tutti i membri del team stilano i punti da discutere o gli stati d’avanzamento di un progetto, che condivideranno con il proprio manager. In questo modo tutto viene documentato e condiviso con i membri del team, che rimangono costantemente aggiornati sull’avanzamento dei lavori e non rischiano di ripetere attività svolte da altri. È importante anche che il manager di riferimento definisca insieme al proprio team obiettivi, prestazione, priorità e tempi di consegna, così da evitare che nessuno rimanga in attesa di ricevere delle attività da portare a termine, o che non si senta parte dello stesso progetto. Come ultima cosa, ma non meno importante, il responsabile di un progetto non deve dimenticarsi di riconoscere pubblicamente il buon lavoro svolto dalla propria squadra. In questo caso basterà mandare di tanto in tanto una mail a tutto il team, ringraziando coloro che hanno portato a termine un ottimo lavoro.

Preparati per le call
Lavorare da remoto comporta inevitabilmente un incremento del numero di call che quotidianamente ci troveremo ad affrontare con il nostro team o con i clienti. Per mantenere ben saldo il rapporto, il consiglio è quello di accendere anche la webcam e trovarsi così virtualmente tutti attorno allo stesso tavolo. Tuttavia, l’ambiente domestico non è come quello lavorativo e il rischio è quello di non essere perfettamente in ordine, o dover mostrare alle nostre spalle una stanza non propriamente perfetta. In generale, il consiglio è quello di prepararsi e vestirsi sempre proprio come se dovessimo affrontare una giornata in ufficio, anche se non ci sono call in programma. In questo modo, non solo saremo pronti a eventuali videochiamate non previste, ma entreremo psicologicamente nella modalità professionale adottando il giusto mindset per affrontare la giornata. Inoltre, per evitare di lasciar intravedere stanze in disordine e figli che giocano in sottofondo, molti programmi di videoconferenze permettono di offuscare lo sfondo intorno a noi. Soprattutto in modalità virtuale è importante che i meeting siano preparati e gestiti efficacemente, brevi, e con un obiettivo chiaro.

Team building
Festeggiare insieme e dare vita a ricordi condivisi è uno dei modi migliori per tenere insieme tutti i membri del team, da remoto e non. Anche se pranzi e aperitivi di lavoro sono al momento strade non percorribili, nulla ci vieta di fare delle videochiamate informali.

Smart working starting pack
Lavorare bene da casa vuol anche dire avere gli strumenti giusti. Eccone alcuni:

• Teams: programma messo a disposizione gratuitamente da Microsoft, include moltissime funzionalità utili ai team di lavoro. Si possono creare chat, singole o di gruppo, all’interno delle quali scambiarsi idee o documenti sui quali si può lavorare in contemporanea. Inoltre, permette di chiamare e videochiamare, di condividere lo schermo di lavoro e molto altro. È inoltre possibile scaricare l’app sul proprio smartphone.
• WeTransfer: alcuni documenti sono troppo pesanti per esser scambiati via mail? Nessun problema, tramite il sito di WeTransfer potremo creare link ad hoc dai quali i nostri destinatari potranno scaricare sul proprio pc tutto il materiale che vogliamo condividere con loro. Il sito è gratuito fino a scambi dal peso non superiore ai 2 GB.
• Ryver: è una soluzione completamente free che permette di comunicare compiti e cose da fare, garantendo il rispetto delle scadenze. All’interno del programma sono presenti diversi filtri che permettono di controllare chi vede le cose e consultare una pagina bacheca simile alla home di Facebook dove guardare i messaggi aziendali.

Per chi non può lavorare
Purtroppo, non tutti hanno l’opportunità di lavorare da casa. Tuttavia, il tempo è prezioso per tutti ed ecco allora alcuni consigli su come trarre beneficio da questo periodo di stop. Molte aziende hanno infatti messo gratuitamente a disposizione le proprie piattaforme digitali all’interno delle quali è possibile accedere a diversi training. Un ottimo modo per tenerci pronti al rientro in ufficio:

EF English Live: servizio rivolto ai privati che mette a disposizione i propri corsi di inglese online. Accedendo alla scuola si potrà usufruire gratuitamente di 2000 ore di contenuti multimediali per l'apprendimento dell'inglese e il miglioramento di reading, writing e speaking.
Teach Corner: mette a disposizione, gratuitamente per un mese, un network di oltre 2.000 tutor che offrono ripetizioni e corsi online per più di 2.500 discipline differenti. Da attivare entro il 31 maggio.
Cisco: offre una serie di corsi Cisco Networking Academy gratuitamente attraverso la propria piattaforma online. I tre settori prescelti sono Cybersecurity, Digital Transformation e Programmazione.

Infine, il sito governativo Solidarietà Digitale fa un elenco esaustivo di molte piattaforme messe gratuitamente a disposizione dalle aziende.