In tempi eccezionali come quelli che stiamo vivendo a causa dell’emergenza Covid-19, lavorare da remoto ha permesso a molte aziende e organizzazioni di rimanere operative, assicurando ai clienti la continuità dei propri servizi e tutelando al tempo stesso la salute dei dipendenti. Si tratta però di una modalità di lavoro che, specie nel nostro Paese, era riservata a poche aziende prima dell’attuale momento critico, e che necessita di un’attenta impostazione per assicurare efficienza ed efficacia ai team, fino a qualche giorno fa abituati alla condivisione di strumenti e luoghi fisici, al “privilegio” di guardarsi in faccia. Jobrapido, motore di ricerca di lavoro leader a livello mondiale, conosce da vicino questa situazione lavorando a stretto contatto gli Hr manager delle aziende sue clienti. È per questo che propone un decalogo fornitoci da Patrizia Turri, Global Vice President Human Resources di Jobrapido per aiutare team e responsabili risorse umane ad affrontare questo cambiamento:

1. Assicurarsi che le persone abbiano obiettivi e priorità chiari
   La chiarezza di obiettivi e priorità, già di per sé fondamentale nella gestione di qualsiasi attività, assume ancor più rilevanza quando si lavora da remoto. È dunque necessario dedicare a ogni membro del team il tempo necessario a chiarire quali siano le sue responsabilità, dargli modo di esprimere dubbi, fare domande, in modo che tutti siano informati e allineati.
2. Pianificare con regolarità conference call\video call
   Nel lavorare da remoto è vitale comunicare con frequenza e regolarità. Aiuterà tutti a restare allineati, verificare lo stato di avanzamento dei progetti e delle attività e il rispetto delle tempistiche. Per questo è importante la puntualità ed è importante evitare che siano rimandate. Condividere un’agenda dei punti da affrontare aiuterà a rendere l’incontro virtuale più efficace e produttivo.
3. Tenere aperti diversi canali di comunicazione
   Al di là degli incontri pianificati, è importante essere disponibili per il proprio team al bisogno e incoraggiare le interazioni. Sarà così più facile sciogliere velocemente dubbi, evitare perdite di tempo e cogliere spunti innovativi. Condividere una piattaforma di messaggistica istantanea può rivelarsi una scelta vincente.
4. Chiarire le aspettative
   A ogni membro del team deve essere chiaro cosa ci sia aspetta da lei\lui, in che tempi e secondo quali standard qualitativi. Così potrà perfomare come necessario e assumersi le proprie responsabilità.
5. Usare gli strumenti di lavoro più adatti
   Gli strumenti sono particolarmente importanti quando si lavora da remoto, perché consentono di organizzare meglio il team e mantenere tutti aggiornati e allineati. Un team di lavoro remoto veramente efficace necessità di strumenti per la condivisione di file, una piattaforma di messaggistica istantanea, software di condivisione dello schermo, software di monitoraggio del tempo, software di gestione dei progetti e qualsiasi strumento o risorsa specifico per il proprio settore.
6. Assicurarsi che ogni membro del team sia a proprio agio
   Assicurarsi che un lavoratore da remoto sia a proprio agio in questa situazione aiuterà lui a performare al meglio e il team a portare avanti con successo il progetto. Alcune personalità hanno necessità di interazione sociale per sentirsi ispirati e motivati. In questi casi può essere utile dedicare al lavoratore del tempo al telefono o in video conferenza. Lo aiuterà a sentirsi parte integrante del team e a costruire un rapporto più personale con il team leader.
7. Rispondere alle richieste di supporto
   Essere pronti a dare supporto quando sorgono problemi è una priorità sempre ad ancora di più quando si gestisce un team da remoto. Tra i problemi più comuni, e purtroppo anche tra quelli più frustranti che possano capitare, spiccano quelli legati alle risorse IT: posta elettronica bloccata, difficoltà di accesso alla rete aziendale o con i sistemi di file sharing… Se non c'è nessuno disponibile ad aiutare i membri del team in questi frangenti, l’impatto pratico e psicologico può rivelarsi pesante.
8. Tenere aggiornata la documentazione dei processi
   La documentazione di processo è di primaria importanza per il completamento di attività e progetti comuni. Mantenere questi documenti aggiornati e renderli di facile comprensione assicura un significativo risparmio di tempo e di risorse, oltre a rivelarsi particolarmente utile per i membri meno esperti del team o da poco entranti in azienda.
9. Promuovere un buon clima
   Promuovere una cultura di squadra basata sul rispetto e la fiducia reciproci è fondamentale. Valorizzate i componenti del team, non mancate di sottolineare il buon lavoro svolto e l’importanza delle sinergie che si vengono a creare. Mantenere i membri dei team remoti aggiornati su ciò che accade in azienda o in altri team aiuta a creare senso di identità e appartenenza.
10. Dare feedback e riconoscere i meriti
    Avere un sistema di valutazione delle performance strutturato aiuterà chi lavora da remoto a comprendere bene i propri punti di forza e le aree da migliorare. Performance review personali, su base mensili, possono rivelarsi un importante stimolo per chi lavora da remoto, specie se accompagnate da un piano di crescita professionale chiaro e basato su risultati misurabili.