Si fa presto a dire smart working, ma anche il cosiddetto lavoro agile potrebbe diventare “un’arma a doppio taglio” per i lavoratori non bene organizzati. Lavorando da casa, si ha infatti la tendenza a non distinguere più il tempo privato da quello invece lavorativo, a rinunciare a pause pranzo e caffè, a rispondere a e-mail e messaggi in qualsiasi ora della giornata: niente di più sbagliato. Adp, multinazionale leader nella gestione del capitale umano, stila una classifica di otto regole utili per pianificare al meglio la propria giornata e il lavoro durante lo smart working.

Punto primo. L’organizzazione del lavoro
Lo smart working richiede un’organizzazione del lavoro ancora più attenta e dettagliata di quella giornaliera dell’ufficio. «Non sarà più possibile andare a trovare il collega per risolvere un problema o completare un’attività senza preavviso – spiega Nicola Uva, Strategy & Marketing Director Adp Italia -. La giornata deve essere pianificata in anticipo, le riunioni devono essere brevi ed efficaci quindi vanno preparate adeguatamente. Non sarà più possibile indire una riunione senza specificarne gli obiettivi, la durata e soprattutto cosa ci si aspetta dai partecipanti. Occorre predisporre tutte le informazioni e i dati utili da inviare ai partecipanti prima del meeting specificando chiaramente cosa ci si aspetta da ognuno di loro, il supporto di slide o altri scritti può essere molto utile perché aiuta a mantenere la concentrazione. Non riempitevi le agende con call una di seguito all’altra e pretendete il rispetto degli orari di inizio e di fine di una riunione telefonica».

Punto secondo. Rispettare gli orari “da ufficio”
Il rischio, per chi lavora da casa, è di non avere orari di inizio e di fine. Occorre darsi delle regole come quando si è in ufficio. Anche i colleghi o i clienti dovrebbero rispettare i vostri orari non chiamandovi a tutte le ore solo perché sanno che siete a casa. Lasciatevi un’ora libera per la pausa pranzo.

Punto terzo. Organizzare le pause
Ogni 1-2 ore fate 15 minuti di pausa, seguire una riunione al telefono è molto stancante e porta a un calo rapido della concentrazione. Inoltre, se possibile, privilegiate le video call che vi aiutano a seguire meglio i contenuti e richiedono meno sforzo.

Punto terzo. Avere gli strumenti giusti
Oltre al portatile è assolutamente necessario disporre di una cuffia con microfono, una tastiera esterna, un monitor grande, di un mouse e di una telecamera esterna. Serve inoltre una connessione veloce e una scrivania ampia.

Punto quarto. Lo spazio
«Il top sarebbe avere una camera dedicata dove potersi isolare – prosegue Uva -. In casa ci sono molte distrazioni, soprattutto se si hanno figli piccoli. In mancanza di camere singole, utilizzate comunque aree ben illuminate, preferibilmente a illuminazione naturale. Non lavorate negli sgabuzzini di due metri quadrati senza finestre perché non durereste a lungo, piuttosto meglio utilizzare il tavolo del salotto. Ovviamente anche la sedia deve essere confortevole, ideale è una di quelle da ufficio, altrimenti una sedia ergonomica semplice».

Punto quinto. Cosa non fare
Non avere il televisore acceso mentre si lavora, non rimanere in pigiama o mal vestiti, ma lavarsi e farsi la barba o truccarsi come se si dovesse andare in ufficio. Non mangiare davanti al pc, meglio un pranzo semplice in cucina e con la famiglia.

Punto sesto. Le riunioni internazionali: se non capiamo, diciamolo
Innanzitutto, ricordatevi di rispettare i fusi orari dei vari Paesi. Il problema più frequente quando si fanno riunioni telefoniche con colleghi inglesi o americani è quello di non comprendere bene quello che dicono. Non abbiate paura di interromperli e di chiedergli di parlare più lentamente e di scandire meglio le parole, anzi potreste iniziare la riunione chiedendo a tutti (in particolare ai madre lingua inglese) di usare frasi semplici, di non usare slang che solo chi vive nel Paese può comprendere. Anche voi assicuratevi, con domande frequenti, che vi abbiamo capito.

Punto settimo. Gestire la solitudine.
In poco tempo i vostri contatti lavorativi si limiteranno alle interazioni con i vostri collaboratori più stretti, il vostro capo e alcuni dei vostri colleghi di area. Le chiacchiere, il caffè, la battuta con altri colleghi vi mancheranno. Fatevi un elenco delle persone con le quali volete mantenere una conversazione anche se non strettamente di lavoro e fissatevi delle call mensili o bimestrali o chiamateli anche solo per salutarli.

Punto ottavo. Imparare cose nuove
Uno dei vantaggi dello smart working è quello di avere più tempo a disposizione per lo studio e l’apprendimento. «Se analizziamo una giornata di lavoro in ufficio, su 8-10 ore, almeno il 40-50% è tempo speso tra caffè, pranzo, girare tra gli uffici, chiacchere con colleghi, persone che necessitano di risolvere delle emergenze. Lo smart working aiuta ad essere più efficiente ed efficace, ad esempio le riunioni durano molto meno a parità di risultato. Per questo motivo, avrete più tempo che potrete dedicare allo studio e all’apprendimento, oltre che alla pianificazione e al miglioramento del vostro lavoro», conclude Uva.