L’arrivo del Santo Natale fa fiorire le più svariate iniziative, momenti piacevoli di condivisione e festa, che spesso implicano la richiesta di spazi parrocchiali, soprattutto nei giorni festivi o nelle ore serali: viene chiesto il salone per le feste di classe o per le cene di gruppi occasionali (colleghi di lavoro, gruppi parrocchiali), oppure il teatro per feste e spettacoli organizzati dalle scuole, le salette per spettacoli organizzati da gruppi culturali e corali, oppure per attività culturali promosse dalla pubbliche amministrazioni locali e, non da ultimo, per iniziative di culto organizzate da gruppi informali.

Si tratta, come noto, di utilizzi sporadici degli ambienti parrocchiali, che si aggiungono a quelli con cadenza più regolare che si manifestano nel corso di tutto l’anno, quali ad esempio: le assemblee di condominio, le feste, gli anniversari e le ricorrenze familiari (compleanni, rinfreschi in occasione di celebrazione di battesimi, prime comunioni e cresime), le riunioni di associazioni e gruppi organizzati.

In questi ultimi anni si è spesso registrata una certa "superficialità" nel concedere a terzi ambienti parrocchiali laddove l’uso richiesto sia piuttosto limitato e come detto sporadico: infatti, mentre nel caso di concessione di spazi per lunghi periodi e in forma esclusiva, attraverso la sottoscrizione di contratti di locazione oppure comodato, la parrocchia è forse costretta a prestare maggiore attenzione, dovendo peraltro acquisire la previa autorizzazione dell’Ordinario diocesano, nel caso di utilizzi una tantum per poche ore si tende a reputare superfluo l’accordo scritto e ci si limita a consentire l’accesso alla struttura parrocchiale al richiedente/utilizzatore, senza tutte le dovute cautele del caso.

E’ certamente un comportamento da censurare, poiché come noto anche l’utilizzo concesso per poche ore implica seri rischi, soprattutto in ragione del fatto che la brevità dell’uso rende più evanescente e incerto il confine tra la responsabilità della parrocchia e quella del soggetto utilizzatore. L’accordo scritto, nelle forme che diremo più avanti, è fondamentale, dopo attenta valutazione di tre elementi essenziali: chi sia il soggetto richiedente; quale tipo di attività verrà svolta; quale sarà indicativamente il numero dei partecipanti.

Appare, innanzitutto, decisivo poter identificare con precisione il soggetto che chiede l’utilizzo degli ambienti parrocchiali: si consideri che tale identificazione spesso non è immediata, nel senso che "dietro" la persona che presenta la richiesta vi può essere un gruppo informale (per esempio, più famiglie oppure un gruppo di amici).

Per facilitare questa verifica è opportuno distinguere due diverse situazioni:

1) soggetti giuridicamente esistenti e puntualmente disciplinati dall’ordinamento civile: le fondazioni, le associazioni, pur se non riconosciute, le società, l’amministratore di condominio, che agisce in nome e per conto del condominio, altre parrocchie o enti ecclesiastici civilmente riconosciuti (diocesi, istituto di vita consacrata, fondazione di culto, seminario, ecc.);

2) gruppi "informali", che non costituiscono un soggetto di diritto autonomo: il gruppo di amici, il gruppo di famiglie, il gruppo di artisti che intende allestire una mostra delle proprie opere, il gruppo religioso che vuole promuovere un ritiro spirituale in una sala parrocchiale.

Se nel primo caso è agevole determinare il soggetto su cui gravano gli obblighi derivanti dall’attività organizzata negli ambienti parrocchiali, altrettanto non può dirsi per i cd. gruppi informali. Infatti, in tale ipotesi, non è immediatamente evidente chi sia il soggetto che si assume gli obblighi e le responsabilità derivanti dall’uso degli ambienti parrocchiali e dall’organizzazione di una attività/iniziativa.

Per superare queste difficoltà, può essere sufficiente che la parrocchia subordini qualsiasi decisione alla presentazione da parte dell’interessato di una richiesta in forma scritta, datata e sottoscritta: da tale documento è possibile desumere chi sia il soggetto che intende obbligarsi.

Sarà opportuno, in linea di massima, attenersi ad alcune regole operative:

a) qualora la richiesta provenga da una persona maggiorenne, che agisce a titolo personale e non in nome di altri soggetti (per esempio, il genitore per la festa del figlio), è assai prudente acquisire copia della carta di identità e un recapito telefonico, tenendo conto che la stessa si assume personalmente rischi e responsabilità connesse all’utilizzo degli spazi e derivanti dall’attività che verrà svolta;

b) qualora, invece, il richiedente si presenti come "rappresentante" di un gruppo informale (per esempio, di amici, di famiglie, di universitari, di professionisti) è preferibile che parte dell’accordo sia direttamente la persona fisica (e non il gruppo), che si fa carico direttamente e immediatamente tutti gli obblighi e le responsabilità (anche in tale caso è bene acquisire copia del documento di identità e recapito telefonico);

c) qualora, infine, la richiesta venga presentata da una persona fisica in nome e per conto di un soggetto giuridico (per esempio, fondazione, associazione, società, ente pubblico, ente ecclesiastico), è opportuno che la parrocchia acquisisca copia dello statuto della persona giuridica, chiedendo altresì un documento che attesti i poteri di rappresentanza della persona fisica che compila la richiesta.

Queste attenzioni consentono alla parrocchia di acquisire tutti i dati necessari per individuare il soggetto richiedente, allo scopo di identificare facilmente colui che dovrà rispondere degli eventuali inadempimenti e che si assumerà le connesse responsabilità.

Secondo fondamentale onere in capo alla parrocchia è la previa conoscenza puntuale delle attività che saranno realizzate nelle proprie strutture, tenendo in considerazione anche il numero delle persone che saranno presenti. Ciò ha una duplice funzione: da una parte evitare qualsiasi utilizzo che possa risultare sconveniente o anche solo inopportuno delle strutture parrocchiali; dall’altra verificare se gli ambienti siano adatti e sicuri in relazione all’attività che verrà realizzata e all’afflusso di persone.

Di seguito si precisano alcuni esempi che possono senz’altro essere indicativi e aiutarci nella scelta:

a) si evitino feste di bambini piccoli in sale che contengono arredi "pericolosi" (finestre troppo basse, porte a vetri, specchi sulle pareti, giochi adatti a ragazzi più grandi, scaffalature basse); così pure da evitare la concessione di un salone privo delle previste sicurezze per realizzare lo spettacolo di fine anno della scuola (si consideri anche la normativa antincendio, se da applicare) oppure non sufficientemente capiente rispetto al pubblico che prevedibilmente affluirà;

b) nel caso di attività che comportano l’emissione di suoni e/o rumori di volume decisamente elevato (prove di gruppi musicali, festa con musica ad alto volume, attività cine-teatrali), si concedano ambienti chiusi ed idonei strutturalmente a detta attività; qualora, invece, vengano concessi spazi aperti (es. il cortile dell’oratorio), si verifichi sempre con attenzione se la configurazione dell’ambiente e la distanza dagli edifici limitrofi siano idonei a sopportare e contenere il livello di rumore prodotto (si ricordi che, in ogni caso, è possibile ottenere per la singola iniziativa, dall’autorità competente, un provvedimento in deroga rispetto ai limiti fissati dall’ordinamento);

c) nel caso in cui l’ambiente richiesto sia di particolare valore artistico, storico e/o culturale, si evitino concessioni a terzi per attività che potrebbero causare deturpamenti di varia natura (per esempio, scritte sulle pareti e incisioni sugli arredi lignei);

d) si neghi, infine, l’uso dei propri ambienti qualora non si riesca a garantire la doverosa ed effettiva vigilanza sugli stessi (per esempio quando l’accesso alla sala polifunzionale non possa essere separato dall’accesso all’intero centro pastorale, privo di adeguata sorveglianza).

In linea di massima, poi, sempre da evitare le concessioni di spazi per iniziative a scopo politico, partitico o sindacale: qualora venga presentata una tale richiesta da un gruppo politico oppure dall’ente pubblico territoriale, ci si rivolga sempre all’Ordinario diocesano per le dovute valutazioni e autorizzazioni.

Queste puntualizzazioni non esauriscono certamente la questione, in quanto evidentemente ogni attività può avere particolari controindicazioni in relazione al contesto, ai modi e alle persone che vi partecipano; inoltre, ciò che per una parrocchia o una struttura è tollerabile potrebbe non esserlo per un’altra.

Passiamo ora al tema della responsabilità per danni a cose e persone. In linea di massima, vale sempre il principio generale di cui all’art. 2043 del codice civile, secondo il quale «qualunque fatto doloso o colposo, che cagiona ad altri un danno ingiusto, obbliga colui che ha commesso il fatto a risarcire il danno»: pertanto, il soggetto utilizzatore deve rispondere per eventuali danni a terzi derivanti dall’attività svolta negli spazi concessi dalla parrocchia (es. si pensi al caso di un bimbo che cade durante una partita di calcio organizzata dall’associazione sportiva dilettantistica durante un’azione di gioco). Medesima responsabilità grava, di norma, in capo all’utilizzatore anche per danni alla struttura, causati dall’azione di soggetti che partecipano all’attività gestita dall’utilizzatore stesso negli ambienti concessi in uso dalla parrocchia.

Quest’ultima, invece, deve rispondere per danni derivanti dagli immobili di cui è proprietaria, secondo il principio generale di cui all’art. 2053 del codice civile «il proprietario di un edificio o di altra costruzione è responsabile dei danni cagionati dalla loro rovina, salvo che provi che questa non è dovuta a difetto di manutenzione o a vizio di costruzione». A tal fine, tutte le Parrocchie provvedono a stipulare idonea polizza assicurativa, che ha lo scopo precipuo di garantire la Parrocchia qualora si verifichi un sinistro negli ambienti di sua proprietà, assicurando ai terzi idoneo risarcimento. In relazione a quanto appena precisato, risulta di fondamentale importanza stabilire chi stesse utilizzando un determinato ambiente parrocchiale quando si è verificato il fatto: ecco, quindi, che un accordo scritto fra le parti appare essenziale anche sotto tale profilo.

Torniamo ora alle modalità con le quali concedere a terzi spazi parrocchiali. In linea di massima, come appena evidenziato, è sempre opportuno che la richiesta e la concessione avvengano per iscritto e non in base ad un semplice accordo verbale: si suggerisce, a tal proposito, di redigere un regolamento di utilizzo degli spazi (salone, teatro, campo sportivo e spogliatoi, aule dell’oratorio…), che deve essere consegnato in copia all’utilizzatore, il quale deve prenderne visione ed impegnarsi a rispettarlo e a farlo rispettare, sottoscrivendo la copia che trattiene la Parrocchia (per presa visione e accettazione). Si riporta un modello di regolamento per l’uso degli ambienti parrocchiali.

Una volta accettato il regolamento, il richiedente deve compilare un modulo nel quale precisare il giorno e la fascia oraria di utilizzo, nonché l’attività che verrà svolta e il numero delle persone presenti, attendendo poi conferma scritta della Parrocchia (solo il parroco, legale rappresentante, può decidere a riguardo).

Quanto, infine, al tema della gratuità oppure onerosità della concessione, è evidente che qualsiasi scelta compiuta dal parroco è corretta, nel senso che nulla vieta di concedere spazi a terzi a titolo gratuito, purché detta gratuità sia effettiva e non solo sulla carta (il rimborso spese è ammesso solo se documentato, mentre quello forfetario costituisce di fatto un corrispettivo). Qualora, invece, la parrocchia intenda ricevere un corrispettivo per l’uso temporaneo delle proprie strutture, il godimento dell’immobile può essere compreso nel contenuto di una prestazione di servizi: in tal caso, non si concede semplicemente l’immobile a terzi, ma si offre uno specifico servizio (ad esempio si concede una saletta riscaldata, pulita, con microfoni e computer, oppure un teatro dotato di tutto quanto necessario per la rappresentazione teatrale, oppure il campo sportivo illuminato e attrezzato, con spogliatoi riscaldati e puliti). In tale ipotesi, se questo tipo di prestazioni non sono del tutto sporadiche, la parrocchia deve dotarsi di partita IVA ed emettere regolare fattura, gestendo regolarmente le entrate anche dal punto di vista contabile e fiscale. Qualora, invece, queste concessioni onerose avvengono solo qualche volta nell’anno sarà sufficiente dichiarare i corrispettivi ai soli fini delle imposte sui redditi, senza rilevanza in ambito IVA.

REGOLAMENTO

1. Il comportamento di tutti i presenti deve essere rispettoso del luogo e del contesto parrocchiale;

2. l'uso degli ambienti è limitato allo scopo per cui sono richiesti;

3. sui muri non si possono appendere oggetti se non laddove siano stati fissati appositi supporti e/o ganci;

4. la Parrocchia non esercita alcuna vigilanza relativamente all'ingresso delle persone che intendono accedere agli ambienti concessi in uso;

5. la responsabilità per danni causati da coloro che partecipano o a coloro che partecipano all'attività organizzata negli ambienti concessi in uso compete all'organizzatore/richiedente;

6. la custodia dei minorenni eventualmente invitati e presenti negli ambienti concessi in uso non è assunta dalla parrocchia ma dall'organizzatore/richiedente;

7. gli ambienti devono essere riconsegnati entro l'ora indicata nel modulo di richiesta e in condizioni tali da poter essere subito utilizzati;

8. al termine dell'utilizzo si deve provvedere alla pulizia del pavimento (passare la scopa), al riordino degli arredi e a rimuovere tutti gli addobbi;

9. la spazzatura deve essere raccolta negli appositi sacchi e deve essere depositata presso l'area …; qualora fosse contestata una violazione degli obblighi connessi alla raccolta differenziata, la sanzione dovrà essere pagata dal Richiedente;

10. l'osservanza delle norme relative al diritto d'autore compete al Richiedente (SIAE);

11. gli automezzi non possono accedere nel cortile dell'Oratorio;

12. la Parrocchia non ha alcuna responsabilità per i danneggiamenti o gli smarrimenti di oggetti propri di coloro che sono presenti negli ambienti e di cose altrui comunque introdotte negli ambienti parrocchiali concessi in uso;

13. la Parrocchia non ha alcuna responsabilità per i contrasti che dovessero sorgere tra coloro che sono presenti negli ambienti parrocchiali concessi in uso;

14. la Parrocchia non ha alcuna responsabilità per i danni che dovessero essere causati a cose o persone da coloro che sono presenti negli ambienti parrocchiali concessi in uso;

15. la Parrocchia non assume alcuna responsabilità in ordine alla presenza di minorenni;

16. il Richiedente ha preso visione degli ambienti richiesti riconoscendoli idonei allo scopo e privi di pericoli per i partecipanti e in relazione all'attività che sarà svolta.

L'uso degli ambienti parrocchiali è consentito alle seguenti condizioni:

I. Responsabilità del Richiedente:

1. il Richiedente (ovvero colui che sottoscrive la richiesta) è responsabile del comportamento di coloro che accedono agli ambienti concessi in uso, in particolare dei minorenni, di cui si assume, in via esclusiva, la custodia;

2. tutte le responsabilità connesse alla presenza e alle azioni dei minorenni che saranno presenti negli ambienti concessi in uso sono pertanto assunte dal Richiedente;

3. il Richiedente è responsabile verso la Parrocchia e verso i terzi di ogni comportamento sconveniente e dei danneggiamenti provocati da sé o dai presenti, a cose e persone, salva la responsabilità del danneggiante, con ogni più ampia manleva per la Parrocchia;

4. il Richiedente non può sub-concedere gli spazi a terzi.

II. Obblighi del Richiedente:

1. gli ambienti devono essere riconsegnati entro l'ora indicata nel modulo di richiesta;

2. gli ambienti devono essere riconsegnati in condizioni tali da poter essere subito utilizzati per altre necessità;

3. al termine dell'utilizzo si deve provvedere alla pulizia del pavimento (passare la scopa), al riordino degli arredi e a rimuovere tutti gli addobbi;

4. la spazzatura deve essere raccolta negli appositi sacchi e deve essere depositata presso l'area …; qualora fosse contestata una violazione degli obblighi connessi alla raccolta differenziata, la sanzione dovrà essere pagata dal Richiedente;

5. l'osservanza delle norme relative al diritto d'autore, la cui tutela è affidata alla SIAE, compete al Richiedente.